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Digitalisierung des Vereins Wachauer Marille

Erntemeldung & Verwaltung der Mitgliedsdaten über Website, online Marillenbörse als Eckpfeiler der digitalen Transformation

Ausgangssituation

Nach Analyse der bestehenden Systeme wurde folgende Situation festgestellt:
Website vorhanden, aber nur bildbasiert und nicht mobil-fähig, keine Unterstützung für Suchmaschinen
Textänderungen mussten bei einem Grafiker bestellt werden, kein CMS → hohe laufende Kosten
Die gesamt Verwaltung des Vereins und deren 220+ Mitglieder (Mitgliedsdaten, Eigenkontrollsystem) lief analog über Papier oder im besten Fall per E-Mail → Verwaltungs-Overhead
Die Vertriebsplattform „Marillenbörse“ ist von der Hauptseite abgekapselt → nicht vertrauenserweckend
 

Zielsetzung

Nach Bewertung der Ausgangssituation wurden mit dem Kunden folgende Ziele gesetzt:
  • Re-Launch des Webauftritts mit möglichst einfacher Bearbeitung der Inhalte durch einen Online-Redakteur
  • Reduktion des Verwaltungsaufwands für alle Beteiligten durch Digitalisierung der bestehenden Prozesse
  • Weitestgehende Selbstverwaltung der Daten durch die Mitglieder selbst
  • Vollständige Präsentation der Mitgliedsbetriebe und deren Produkte auf der Website
  • Integration der externen Vertriebsplattform „Marillenbörse“
  • Die Erweiterbarkeit bei neuen Features muss gewährleistet sein
  • Die Umsetzung muss den Anforderungen der Förderung entsprechen (Europäischer Landwirtschaftsfonds für die Entwicklung des ländlichen Raums, BMNT, Land)
  • Die Website soll in der skalierenden Hosting-Umgebung betrieben werden
 

Konzept

Um die Vielzahl der Anforderungen zu erfüllen wurde das Open-Source Enterprise CMS (Plone) als Basis gewählt.
 
Viele bestehende Features ermöglichen eine rasche Entwicklung des Projekts:
 
  • Intuitive und benutzerfreundliche Verwaltung von Inhalten („nicht-Digitale“ können damit arbeiten)
  • Benutzer, Gruppen, Rollen und Rechte & Flexible Workflows (gute Basis für Eigenkontrollsystem)
  • Erstklassige Security (wichtig für Mitgliederbereich/Datenschutz)
  • Erweiterbarkeit (wichtig für weitere Features)
  • Skalierbarkeit (soll die hohen Zugriff zur Erntezeit abfedern)
  • Die Website wird in der skalierenden Hosting-Umgebung von cloud19 betrieben

Umsetzung

Bei der Umsetzung wurden alle Funktionen im CMS System implementiert. Die Hierarchie des Vereins wurde im Berechtigungssystem des CMS gut umgesetzt: 
  • Vereinsmitglieder können Stammdaten und Erntenachweise verwalten, sich über Webformulare bei Veranstaltungen anmelden, Marillengesuche erhalten oder Kartonagen bestellen. 
  • Der Vereinsvorstand und der Online-Redakteur können diese Daten prüfen und für die Zertifizierung bei der SGS Austria Controll-Co. Ges.m.b.H. freigeben. Stammdaten der Mitglieder können geprüft und weitere Mitglieder hinzugefügt werden. 

kritische Faktoren/Herausforderungen

1. Umfangreiche Implementierung mit vielschichtiger Berechtigungsstruktur
2. Verein als Kunde (längere Durchlaufzeiten)
3. „Nicht-digitale“ Benutzer
4. Performance-Einbrüche zur Peak-Zeiten (Ernte)
5. Spezielle Anforderungen zu Corona
6. Abstimmung mit dem Fördergeber (fordernd und nicht immer im Sinne des Marketings)
 

Erfolgsfaktoren

1. Das System: Mit den bestehenden Funktionen konnten die Anforderungen mit hoher Qualität und kostengünstig umgesetzt werden
2. Usability und Nutzerfreundlichkeit: Ein klarer Aufbau und die kompakte Struktur der Inhalte ermöglichen den Besuchern eine rasche Orientierung. Das intuitive Redaktionssystem erleichter die tägliche Arbeit des Redakteurs
3. Auffindbarkeit bei Suchmaschinen: Die verwendete Technologie bereitet die Inhalte optimal für Suchmaschinen auf
4. Mobile Optimierung: Besucher mit Mobilgeräten werden nicht mehr ausgeschlossen
5. Technologievorsprung: mit der eingesetzten Technologie ist der Verein für die nächsten Jahre gut gerüstet
6. Geschwindigkeit: Die Seitenperformance wurde stark gesteigert
7. Kundenansprache und Kontaktaufnahme: Kunden können direkt auf der Seite interagieren und Gesuche für Produkte absetzen (Direktvermarktung, kürzere Kommunikationswege)
 

Ergebnis/Kundennutzen

Durch die Digitalisierung vieler analoger Prozesse ergab sich folgender Nutzen für alle Beteiligten:
 
  • Kunden (Informationsplattform, Marillengesuche, Betriebe finden, Marillenwebcam)
  • Mitgliedsbetriebe (Verzeichnis mit Kontaktmöglichkeiten & Karte, Einfach Verwaltung er Betriebsdaten & Erntenachweis, Kartonbestellung, Vertriebsmöglichkeit über Marillenbörse, Teilnahme an speziellen Events wie Marillenfrühling)
  • Vereinsvorstand (starke Reduktion des Verwaltungsaufwands, einfache Verwaltung der Inhalte auf der Website)
  • Full-Service: Alle Services aus einer Hand (Domain Management, Hosting, Support, Entwicklung)